วิธี Restore Version เก่าของไฟล์ Excel/Word กู้คืนงานเมื่อวานที่เซฟทับไป

เคยไหมที่เผลอกดเซฟทับไฟล์งานสำคัญไป แล้วอยากย้อนเวลากลับไปเอางานของเมื่อวานคืนมา? ข่าวดีคือคุณสามารถทำได้ด้วยฟีเจอร์ที่มีใน Microsoft 365 บทความนี้จะสอนวิธี Restore Version เก่าของไฟล์ Excel และ Word อย่างละเอียด เพื่อให้คุณกู้คืนข้อมูลสำคัญกลับมาได้โดยไม่ต้องเริ่มทำใหม่ทั้งหมด

Version History คืออะไร และทำงานอย่างไร?

Version History หรือ ‘ประวัติเวอร์ชั่น’ คือฟีเจอร์อัจฉริยะในชุดโปรแกรม Microsoft 365 (ชื่อเดิมคือ Office 365) ที่ทำหน้าที่เหมือนเครื่องไทม์แมชชีนสำหรับไฟล์ของคุณ โดยระบบจะทำการบันทึก ‘สแนปช็อต’ หรือสำเนาของไฟล์เป็นระยะๆ ในขณะที่คุณทำงานและบันทึกไฟล์นั้นๆ ทำให้คุณสามารถย้อนกลับไปดูหรือกู้คืนไฟล์ ณ จุดเวลาต่างๆ ในอดีตได้

หลักการทำงานของมันเรียบง่ายแต่ทรงพลัง ทุกครั้งที่คุณแก้ไขและไฟล์ถูกบันทึก (ไม่ว่าจะด้วยการกด Ctrl+S หรือผ่านฟีเจอร์ AutoSave) ระบบจะสร้างเวอร์ชั่นใหม่เก็บไว้ในประวัติ โดยเวอร์ชั่นเหล่านี้จะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยบนคลาวด์ของ Microsoft เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดคือ ไฟล์ของคุณจะต้องถูกบันทึกไว้ในบริการคลาวด์อย่าง OneDrive หรือ SharePoint เท่านั้น หากคุณบันทึกไฟล์ไว้บนไดรฟ์ C: หรือ Desktop ของคอมพิวเตอร์โดยตรง ฟีเจอร์นี้จะไม่ทำงาน

ขั้นตอนการกู้คืนไฟล์เวอร์ชั่นเก่าใน Excel และ Word (สำหรับ Microsoft 365)

การกู้คืนเวอร์ชั่นไฟล์ที่เผลอเซฟทับไปนั้นทำได้ไม่ยาก เพียงทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ ซึ่งสามารถใช้ได้ทั้งกับโปรแกรม Excel และ Word ที่เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365

1. เปิดไฟล์ที่มีปัญหา: เริ่มจากเปิดไฟล์ Excel หรือ Word ที่คุณต้องการกู้คืนเวอร์ชั่นเก่าขึ้นมา
2. ไปที่เมนู File: คลิกที่แท็บ ‘File’ (ไฟล์) ที่มุมบนซ้ายของโปรแกรม
3. เลือก Info และ Version History: ในหน้าเมนูที่ปรากฏขึ้นมา ให้คลิกที่ ‘Info’ (ข้อมูล) จากนั้นมองหาปุ่มที่ชื่อว่า ‘Version History’ (ประวัติเวอร์ชั่น) แล้วคลิกที่ปุ่มนั้น
4. ตรวจสอบรายการเวอร์ชั่น: หลังจากคลิกแล้ว จะมีหน้าต่างบานเล็ก (Pane) เปิดขึ้นมาทางด้านขวาของจอ แสดงรายการเวอร์ชั่นทั้งหมดของไฟล์นั้นๆ ที่เคยถูกบันทึกไว้ โดยจะเรียงตามวันและเวลาล่าสุดอยู่บนสุด
5. เปิดเพื่อเปรียบเทียบ: คุณสามารถคลิกที่เวอร์ชั่นใดก็ได้ในรายการเพื่อ ‘เปิดดู’ ระบบจะเปิดเวอร์ชั่นนั้นขึ้นมาในหน้าต่างใหม่เพื่อให้คุณตรวจสอบและเปรียบเทียบกับเวอร์ชั่นปัจจุบันได้ว่าใช่เวอร์ชั่นที่ต้องการหรือไม่
6. ทำการ Restore (กู้คืน): เมื่อคุณเจอเวอร์ชั่นที่ถูกต้องและต้องการกู้คืน ที่ด้านบนของหน้าต่างเวอร์ชั่นที่เปิดดูอยู่ จะมีปุ่ม ‘Restore’ (คืนค่า) ให้คลิกที่ปุ่มนี้ได้เลย

หลังจากกด Restore แล้ว โปรแกรมจะนำเวอร์ชั่นที่คุณเลือกมาเป็นเวอร์ชั่นปัจจุบันของไฟล์ทันที แต่ไม่ต้องกังวล เวอร์ชั่นล่าสุดที่คุณเพิ่งเผลอเซฟทับไปก็จะไม่ได้หายไปไหน แต่จะถูกบันทึกเก็บไว้เป็นอีกหนึ่งเวอร์ชั่นในประวัติเช่นกัน ทำให้คุณไม่สูญเสียข้อมูลใดๆ เลย

กรณีที่ไฟล์ไม่ได้อยู่บน OneDrive ทำอย่างไร?

สำหรับผู้ที่บันทึกไฟล์ไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรง (Local Drive) จะไม่สามารถใช้ฟีเจอร์ Version History ได้ แต่อย่าเพิ่งหมดหวัง ยังพอมีวิธีอื่นที่อาจช่วยได้ แม้โอกาสสำเร็จจะน้อยกว่า

• ตรวจสอบไฟล์ AutoRecover: Microsoft Office มีระบบบันทึกอัตโนมัติเพื่อป้องกันไฟล์เสียหายกรณีโปรแกรมค้างหรือไฟดับ ลองไปที่ ‘File’ > ‘Info’ > ‘Manage Workbook/Document’ (จัดการเวิร์กบุ๊ก/เอกสาร) แล้วเลือก ‘Recover Unsaved Workbooks/Documents’ เพื่อดูว่ามีไฟล์สำรองที่ระบบสร้างไว้หรือไม่
• ใช้ Windows File History: หากคุณเคยตั้งค่าฟีเจอร์ File History ของ Windows เอาไว้ ระบบอาจมีการสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไว้ในไดรฟ์อื่น คุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก ‘Properties’ > ‘Previous Versions’ เพื่อตรวจสอบได้
• เช็คบริการคลาวด์อื่นๆ: หากคุณใช้โปรแกรมซิงค์ไฟล์กับบริการคลาวด์อื่น เช่น Google Drive หรือ Dropbox บริการเหล่านั้นก็มักจะมีฟีเจอร์ประวัติเวอร์ชั่นของตัวเองเช่นกัน ให้ลองล็อกอินผ่านเว็บไซต์เพื่อตรวจสอบดู

ข้อควรรู้และข้อจำกัดของ Version History

แม้ว่า Version History จะเป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มาก แต่ก็มีข้อควรรู้บางประการเพื่อให้ใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ