Presenter View: เครื่องมือสำคัญที่ต้องรู้จัก

ก่อนจะไปดูวิธีการตั้งค่า เราต้องเข้าใจก่อนว่าเครื่องมือหลักที่เราจะใช้คือ Presenter View ของ PowerPoint ซึ่งเป็นโหมดพิเศษที่ออกแบบมาสำหรับผู้บรรยายโดยเฉพาะ เมื่อเปิดใช้งานโหมดนี้ หน้าจอของผู้บรรยายจะแสดงข้อมูลสำคัญหลายอย่างพร้อมกัน ได้แก่

• สไลด์ปัจจุบัน: สไลด์ที่ผู้ชมกำลังเห็น (ขนาดใหญ่)
• สไลด์ถัดไป: ภาพตัวอย่างของสไลด์ลำดับต่อไป (ขนาดเล็ก)
• โน้ตย่อ (Speaker Notes): พื้นที่สำหรับแสดงสคริปต์หรือประเด็นสำคัญที่เราพิมพ์ไว้
• เครื่องมือเสริม: ปากกา, เลเซอร์พอยเตอร์, ตัวจับเวลา และอื่นๆ

เป้าหมายของเราคือการทำให้หน้าจอ Presenter View นี้แสดงผลบนจอของเราเท่านั้น ในขณะที่จอที่แชร์ให้คนอื่นเห็นใน Zoom หรือ Teams จะต้องเป็นสไลด์โชว์แบบเต็มหน้าจอปกติ

วิธีที่ 1: ตั้งค่าแบบ 2 จอ (วิธีที่แนะนำและง่ายที่สุด)

หากคุณมีจอภาพ 2 จอ (เช่น จอโน้ตบุ๊กคู่กับจอคอมพิวเตอร์ หรือต่อโน้ตบุ๊กออกทีวี) วิธีนี้จะเสถียรและตรงไปตรงมาที่สุด ไม่ต้องตั้งค่าซับซ้อนในโปรแกรมประชุมออนไลน์

ขั้นตอนการตั้งค่า:

1. เชื่อมต่อจอที่สอง: ต่อสายเชื่อมจอเสริมเข้ากับโน้ตบุ๊กของคุณ จากนั้นไปที่ Display Settings ของ Windows หรือ macOS แล้วเลือกโหมด ‘Extend these displays’ (ขยายหน้าจอ) ไม่ใช่ ‘Duplicate’ (โคลนหน้าจอ)
2. เปิด Presenter View ใน PowerPoint: เปิดไฟล์พรีเซนต์ของคุณ ไปที่แท็บ ‘Slide Show’ จากนั้นติ๊กเครื่องหมายถูกที่ช่อง ‘Use Presenter View’
3. กำหนดจอแสดงผล: ในหน้าเดียวกัน จะมีเมนู ‘Monitor’ ให้เลือกว่าจะให้สไลด์โชว์แสดงที่จอไหน (Primary หรือ Monitor 2) โดยปกติ PowerPoint จะเลือกให้อัตโนมัติ คือแสดง Presenter View บนจอหลัก และแสดงสไลด์โชว์เต็มๆ บนจอที่สอง
4. เริ่มนำเสนอ: กด F5 หรือคลิกปุ่ม ‘From Beginning’ เพื่อเริ่มสไลด์โชว์ ตอนนี้จอหนึ่งของคุณจะเป็น Presenter View และอีกจอจะเป็นสไลด์เต็ม
5. แชร์จอที่ถูกต้อง: ในโปรแกรม Zoom หรือ Teams ให้กด Share Screen แล้วเลือกแชร์เฉพาะ ‘Screen 2’ (หรือจอที่แสดงสไลด์เต็ม) เท่านั้น ห้ามเลือกแชร์ Screen 1 หรือ Entire Screen เด็ดขาด

เพียงเท่านี้ ผู้ชมในที่ประชุมก็จะเห็นแค่สไลด์โชว์ของคุณ ในขณะที่คุณสามารถอ่านโน้ตและดูสไลด์ถัดไปได้อย่างสะดวกสบาย

อ่านเพิ่ม: วิธีเปลี่ยนธีม Office (Dark Mode) เป็นสีดำ ถนอมสายตาตอนทำงานดึก

วิธีที่ 2: เทคนิคการตั้งค่าเมื่อมีจอเดียว

สำหรับคนที่มีจอภาพเพียงจอเดียว ก็ยังสามารถดูโน้ตได้เช่นกัน แต่ต้องอาศัยการตั้งค่าที่ซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย และต้องเลือกวิธีการแชร์จอให้ถูกต้องตามโปรแกรมที่ใช้

ขั้นตอนเตรียมการใน PowerPoint (สำหรับจอเดียว)

1. เปิดไฟล์ PowerPoint ไปที่แท็บ ‘Slide Show’ แล้วคลิก ‘Set Up Slide Show’
2. ในหน้าต่างที่เด้งขึ้นมา ภายใต้หัวข้อ ‘Show type’ ให้เลือกตัวเลือก ‘Browsed by an individual (window)’
3. กด OK การตั้งค่านี้จะทำให้เมื่อเรากดเริ่มสไลด์โชว์ มันจะไม่แสดงผลเต็มจอ แต่จะแสดงในรูปแบบหน้าต่างแทน ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการแชร์จอเดียว

การแชร์บน Zoom (ใช้ Portion of Screen)

1. เริ่มสไลด์โชว์ใน PowerPoint (ที่ตั้งค่าเป็นแบบ window ไว้แล้ว) จะมีหน้าต่างสไลด์โชว์เด้งขึ้นมา
2. เปิดใช้งาน Presenter View โดยการคลิกขวาที่สไลด์โชว์ แล้วเลือก ‘Show Presenter View’ ตอนนี้คุณจะมี 2 หน้าต่างบนจอ คือหน้าต่าง Presenter View และหน้าต่าง Slide Show
3. จัดเรียงหน้าต่างทั้งสองบนจอของคุณ โดยให้หน้าต่าง Presenter View อยู่ในตำแหน่งที่คุณมองเห็นสะดวก
4. ใน Zoom กด ‘Share Screen’ จากนั้นไปที่แท็บ ‘Advanced’ แล้วเลือก ‘Portion of Screen’
5. กด Share จากนั้น Zoom จะแสดงกรอบสีเขียวขึ้นมา ให้คุณลากและปรับขนาดกรอบสีเขียวนั้นให้ครอบเฉพาะ ‘หน้าต่าง Slide Show’ พอดี

ผู้ชมจะเห็นเฉพาะพื้นที่ในกรอบสีเขียวเท่านั้น ทำให้คุณสามารถดูหน้าต่าง Presenter View ที่อยู่นอกกรอบได้อย่างอิสระ

การแชร์บน Microsoft Teams (ใช้ Share Window)

1. ทำตามขั้นตอนเตรียมการใน PowerPoint ให้สไลด์โชว์แสดงผลแบบ ‘window’ เช่นเดียวกับวิธีของ Zoom
2. เริ่มสไลด์โชว์และเปิด Presenter View ให้มี 2 หน้าต่างแยกกัน
3. ใน Microsoft Teams กดปุ่ม ‘Share’ (ไอคอนลูกศรชี้ขึ้น)
4. ในส่วนของ ‘Window’ ให้มองหาและเลือกแชร์เฉพาะหน้าต่างที่เป็น ‘PowerPoint Slide Show’ (สังเกตจากภาพ preview) ห้ามเลือกหน้าต่าง Presenter View หรือ PowerPoint อันหลักเด็ดขาด

วิธีนี้จะแชร์เฉพาะหน้าต่างสไลด์โชว์ที่เลือกเท่านั้น ทำให้คุณสามารถสลับไปดูหน้าต่าง Presenter View ได้โดยที่คนอื่นไม่เห็น

อ่านเพิ่ม: เทคนิค Pomodoro ทำงานให้เสร็จไวขึ้นเมื่อสมาธิสั้นจากโซเชียล

ข้อควรระวังและเทคนิคเพิ่มเติม

การเรียนรู้เทคนิคเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณนำเสนอได้อย่างราบรื่นและมั่นใจมากขึ้น แต่ยังแสดงถึงความเป็นมืออาชีพในการใช้เครื่องมือดิจิทัลอีกด้วย การเตรียมตัวที่ดีจะช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการประชุมสำคัญได้เสมอ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ถ้าใช้ Google Slides จะทำแบบนี้ได้ไหม?

ได้ครับ Google Slides ก็มีฟีเจอร์ Presenter View เช่นกัน เมื่อกด ‘Present’ จะมีปุ่ม ‘Presenter view’ ให้กด ซึ่งจะเปิดหน้าต่างใหม่ที่มีโน้ตและตัวจับเวลาขึ้นมา จากนั้นให้ใช้วิธีแชร์เฉพาะหน้าต่าง (Share Window) ที่เป็นสไลด์หลักเช่นเดียวกับวิธีของ PowerPoint

สามารถใช้โทรศัพท์หรือแท็บเล็ตเป็นจอที่สองสำหรับดูโน้ตได้หรือไม่?

ทำได้ แต่ต้องใช้แอปพลิเคชันเสริมที่สามารถทำให้มือถือหรือแท็บเล็ตกลายเป็นจอที่สองของคอมพิวเตอร์ได้ (เช่น Duet Display, Spacedesk) เมื่อเชื่อมต่อสำเร็จแล้ว ก็สามารถทำตามขั้นตอนของวิธีที่ 1 (ตั้งค่าแบบ 2 จอ) ได้เลย

ทำไมตอนแชร์จอใน Teams ถึงหาหน้าต่าง Slide Show ไม่เจอ?

ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นได้หากคุณยังไม่ได้เริ่มสไลด์โชว์ก่อนที่จะกดแชร์จอ ต้องแน่ใจว่าคุณได้กด F5 หรือเริ่มสไลด์โชว์ (ในโหมด window) จนหน้าต่างสไลด์เด้งขึ้นมาเรียบร้อยแล้ว จากนั้นค่อยกดแชร์ใน Teams โปรแกรมถึงจะมองเห็นหน้าต่างนั้นให้เลือกได้

ถ้าเผลอแชร์ผิดจอ ควรทำอย่างไร?

ให้รีบกด ‘Stop Sharing’ ทันที แล้วตั้งสติ จากนั้นเริ่มกระบวนการแชร์ใหม่อีกครั้งโดยเลือกหน้าจอหรือหน้าต่างที่ถูกต้อง การเตรียมตัวและซ้อมล่วงหน้าจะช่วยลดโอกาสเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ได้มากครับ