มันหมายความว่าอะไรกับคนใช้จริง

สำหรับหน่วยงานภาครัฐและองค์กรที่เกี่ยวข้องในฝรั่งเศส การเปลี่ยนแปลงนี้หมายถึงการต้องย้ายระบบการประชุมทางไกลออกจากแพลตฟอร์มที่คุ้นเคยอย่าง Teams และ Zoom ไปสู่บริการทางเลือกที่พัฒนาขึ้นเองในประเทศหรือในยุโรป เป้าหมายหลักไม่ใช่แค่เรื่องฟีเจอร์การใช้งาน แต่เป็นการเพิ่มการควบคุมข้อมูลและความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์ของประเทศ ลดการพึ่งพาเทคโนโลยีจากต่างชาติ โดยเฉพาะจากสหรัฐฯ

สิ่งที่ต้องจับตาต่อ (What to watch)

• การเปิดตัวและการยอมรับโซลูชันวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ทางเลือกที่พัฒนาโดยฝรั่งเศสหรือบริษัทในยุโรป
• กรอบเวลาและขั้นตอนการเปลี่ยนผ่านของหน่วยงานต่างๆ เพื่อให้ทันตามเป้าหมายภายในปี 2027
• ท่าทีของประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปอื่นๆ ว่าจะดำเนินนโยบายในทิศทางเดียวกันหรือไม่

เบื้องหลังการตัดสินใจ: ทำไมต้อง ‘อธิปไตยทางดิจิทัล’

แนวคิดเรื่อง ‘อธิปไตยทางดิจิทัล’ กลายเป็นวาระสำคัญของสหภาพยุโรปในช่วงหลายปีที่ผ่านมา โดยมีเป้าหมายเพื่อสร้างความสามารถในการพึ่งพาตนเองทางเทคโนโลยีและลดการผูกขาดโดยบริษัทเทคโนโลยียักษ์ใหญ่จากสหรัฐฯ และจีน การควบคุมข้อมูลของพลเมืองและข้อมูลภาครัฐถือเป็นหัวใจสำคัญของนโยบายนี้ การตัดสินใจของฝรั่งเศสจึงเป็นก้าวที่เป็นรูปธรรมในการผลักดันนโยบายดังกล่าวให้เกิดขึ้นจริง

ผลกระทบต่อยักษ์ใหญ่เทคโนโลยีสหรัฐฯ

การเคลื่อนไหวของฝรั่งเศสครั้งนี้ส่งสัญญาณชัดเจนไปยังผู้ให้บริการเทคโนโลยีจากสหรัฐฯ ว่าตลาดยุโรปกำลังให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลและที่มาของเทคโนโลยีมากขึ้น แม้ว่าการสูญเสียลูกค้าภาครัฐในฝรั่งเศสอาจไม่ใช่สัดส่วนที่ใหญ่มาก แต่ก็อาจสร้างแรงกระเพื่อมและเป็นต้นแบบให้ประเทศอื่นๆ ในสหภาพยุโรปพิจารณาเส้นทางเดียวกัน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อรายได้และส่วนแบ่งการตลาดของบริษัทอย่าง Microsoft และ Zoom ในระยะยาว

ตารางตรวจสอบข้อเท็จจริง (Fact-Check)

แกนของเรื่องคือ “ข้อเท็จจริงหลัก” ที่ต้นทางยืนยันแล้ว ส่วนผลลัพธ์การใช้งานขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่ระบุไว้

Reference Site: Zdnet

Presenter View: เครื่องมือสำคัญที่ต้องรู้จัก

ก่อนจะไปดูวิธีการตั้งค่า เราต้องเข้าใจก่อนว่าเครื่องมือหลักที่เราจะใช้คือ Presenter View ของ PowerPoint ซึ่งเป็นโหมดพิเศษที่ออกแบบมาสำหรับผู้บรรยายโดยเฉพาะ เมื่อเปิดใช้งานโหมดนี้ หน้าจอของผู้บรรยายจะแสดงข้อมูลสำคัญหลายอย่างพร้อมกัน ได้แก่

• สไลด์ปัจจุบัน: สไลด์ที่ผู้ชมกำลังเห็น (ขนาดใหญ่)
• สไลด์ถัดไป: ภาพตัวอย่างของสไลด์ลำดับต่อไป (ขนาดเล็ก)
• โน้ตย่อ (Speaker Notes): พื้นที่สำหรับแสดงสคริปต์หรือประเด็นสำคัญที่เราพิมพ์ไว้
• เครื่องมือเสริม: ปากกา, เลเซอร์พอยเตอร์, ตัวจับเวลา และอื่นๆ

เป้าหมายของเราคือการทำให้หน้าจอ Presenter View นี้แสดงผลบนจอของเราเท่านั้น ในขณะที่จอที่แชร์ให้คนอื่นเห็นใน Zoom หรือ Teams จะต้องเป็นสไลด์โชว์แบบเต็มหน้าจอปกติ

วิธีที่ 1: ตั้งค่าแบบ 2 จอ (วิธีที่แนะนำและง่ายที่สุด)

หากคุณมีจอภาพ 2 จอ (เช่น จอโน้ตบุ๊กคู่กับจอคอมพิวเตอร์ หรือต่อโน้ตบุ๊กออกทีวี) วิธีนี้จะเสถียรและตรงไปตรงมาที่สุด ไม่ต้องตั้งค่าซับซ้อนในโปรแกรมประชุมออนไลน์

ขั้นตอนการตั้งค่า:

1. เชื่อมต่อจอที่สอง: ต่อสายเชื่อมจอเสริมเข้ากับโน้ตบุ๊กของคุณ จากนั้นไปที่ Display Settings ของ Windows หรือ macOS แล้วเลือกโหมด ‘Extend these displays’ (ขยายหน้าจอ) ไม่ใช่ ‘Duplicate’ (โคลนหน้าจอ)
2. เปิด Presenter View ใน PowerPoint: เปิดไฟล์พรีเซนต์ของคุณ ไปที่แท็บ ‘Slide Show’ จากนั้นติ๊กเครื่องหมายถูกที่ช่อง ‘Use Presenter View’
3. กำหนดจอแสดงผล: ในหน้าเดียวกัน จะมีเมนู ‘Monitor’ ให้เลือกว่าจะให้สไลด์โชว์แสดงที่จอไหน (Primary หรือ Monitor 2) โดยปกติ PowerPoint จะเลือกให้อัตโนมัติ คือแสดง Presenter View บนจอหลัก และแสดงสไลด์โชว์เต็มๆ บนจอที่สอง
4. เริ่มนำเสนอ: กด F5 หรือคลิกปุ่ม ‘From Beginning’ เพื่อเริ่มสไลด์โชว์ ตอนนี้จอหนึ่งของคุณจะเป็น Presenter View และอีกจอจะเป็นสไลด์เต็ม
5. แชร์จอที่ถูกต้อง: ในโปรแกรม Zoom หรือ Teams ให้กด Share Screen แล้วเลือกแชร์เฉพาะ ‘Screen 2’ (หรือจอที่แสดงสไลด์เต็ม) เท่านั้น ห้ามเลือกแชร์ Screen 1 หรือ Entire Screen เด็ดขาด

เพียงเท่านี้ ผู้ชมในที่ประชุมก็จะเห็นแค่สไลด์โชว์ของคุณ ในขณะที่คุณสามารถอ่านโน้ตและดูสไลด์ถัดไปได้อย่างสะดวกสบาย

อ่านเพิ่ม: วิธีเปลี่ยนธีม Office (Dark Mode) เป็นสีดำ ถนอมสายตาตอนทำงานดึก

วิธีที่ 2: เทคนิคการตั้งค่าเมื่อมีจอเดียว

สำหรับคนที่มีจอภาพเพียงจอเดียว ก็ยังสามารถดูโน้ตได้เช่นกัน แต่ต้องอาศัยการตั้งค่าที่ซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย และต้องเลือกวิธีการแชร์จอให้ถูกต้องตามโปรแกรมที่ใช้

ขั้นตอนเตรียมการใน PowerPoint (สำหรับจอเดียว)

1. เปิดไฟล์ PowerPoint ไปที่แท็บ ‘Slide Show’ แล้วคลิก ‘Set Up Slide Show’
2. ในหน้าต่างที่เด้งขึ้นมา ภายใต้หัวข้อ ‘Show type’ ให้เลือกตัวเลือก ‘Browsed by an individual (window)’
3. กด OK การตั้งค่านี้จะทำให้เมื่อเรากดเริ่มสไลด์โชว์ มันจะไม่แสดงผลเต็มจอ แต่จะแสดงในรูปแบบหน้าต่างแทน ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการแชร์จอเดียว

การแชร์บน Zoom (ใช้ Portion of Screen)

1. เริ่มสไลด์โชว์ใน PowerPoint (ที่ตั้งค่าเป็นแบบ window ไว้แล้ว) จะมีหน้าต่างสไลด์โชว์เด้งขึ้นมา
2. เปิดใช้งาน Presenter View โดยการคลิกขวาที่สไลด์โชว์ แล้วเลือก ‘Show Presenter View’ ตอนนี้คุณจะมี 2 หน้าต่างบนจอ คือหน้าต่าง Presenter View และหน้าต่าง Slide Show
3. จัดเรียงหน้าต่างทั้งสองบนจอของคุณ โดยให้หน้าต่าง Presenter View อยู่ในตำแหน่งที่คุณมองเห็นสะดวก
4. ใน Zoom กด ‘Share Screen’ จากนั้นไปที่แท็บ ‘Advanced’ แล้วเลือก ‘Portion of Screen’
5. กด Share จากนั้น Zoom จะแสดงกรอบสีเขียวขึ้นมา ให้คุณลากและปรับขนาดกรอบสีเขียวนั้นให้ครอบเฉพาะ ‘หน้าต่าง Slide Show’ พอดี

ผู้ชมจะเห็นเฉพาะพื้นที่ในกรอบสีเขียวเท่านั้น ทำให้คุณสามารถดูหน้าต่าง Presenter View ที่อยู่นอกกรอบได้อย่างอิสระ

การแชร์บน Microsoft Teams (ใช้ Share Window)

1. ทำตามขั้นตอนเตรียมการใน PowerPoint ให้สไลด์โชว์แสดงผลแบบ ‘window’ เช่นเดียวกับวิธีของ Zoom
2. เริ่มสไลด์โชว์และเปิด Presenter View ให้มี 2 หน้าต่างแยกกัน
3. ใน Microsoft Teams กดปุ่ม ‘Share’ (ไอคอนลูกศรชี้ขึ้น)
4. ในส่วนของ ‘Window’ ให้มองหาและเลือกแชร์เฉพาะหน้าต่างที่เป็น ‘PowerPoint Slide Show’ (สังเกตจากภาพ preview) ห้ามเลือกหน้าต่าง Presenter View หรือ PowerPoint อันหลักเด็ดขาด

วิธีนี้จะแชร์เฉพาะหน้าต่างสไลด์โชว์ที่เลือกเท่านั้น ทำให้คุณสามารถสลับไปดูหน้าต่าง Presenter View ได้โดยที่คนอื่นไม่เห็น

อ่านเพิ่ม: เทคนิค Pomodoro ทำงานให้เสร็จไวขึ้นเมื่อสมาธิสั้นจากโซเชียล

ข้อควรระวังและเทคนิคเพิ่มเติม

การเรียนรู้เทคนิคเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณนำเสนอได้อย่างราบรื่นและมั่นใจมากขึ้น แต่ยังแสดงถึงความเป็นมืออาชีพในการใช้เครื่องมือดิจิทัลอีกด้วย การเตรียมตัวที่ดีจะช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการประชุมสำคัญได้เสมอ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ถ้าใช้ Google Slides จะทำแบบนี้ได้ไหม?

ได้ครับ Google Slides ก็มีฟีเจอร์ Presenter View เช่นกัน เมื่อกด ‘Present’ จะมีปุ่ม ‘Presenter view’ ให้กด ซึ่งจะเปิดหน้าต่างใหม่ที่มีโน้ตและตัวจับเวลาขึ้นมา จากนั้นให้ใช้วิธีแชร์เฉพาะหน้าต่าง (Share Window) ที่เป็นสไลด์หลักเช่นเดียวกับวิธีของ PowerPoint

สามารถใช้โทรศัพท์หรือแท็บเล็ตเป็นจอที่สองสำหรับดูโน้ตได้หรือไม่?

ทำได้ แต่ต้องใช้แอปพลิเคชันเสริมที่สามารถทำให้มือถือหรือแท็บเล็ตกลายเป็นจอที่สองของคอมพิวเตอร์ได้ (เช่น Duet Display, Spacedesk) เมื่อเชื่อมต่อสำเร็จแล้ว ก็สามารถทำตามขั้นตอนของวิธีที่ 1 (ตั้งค่าแบบ 2 จอ) ได้เลย

ทำไมตอนแชร์จอใน Teams ถึงหาหน้าต่าง Slide Show ไม่เจอ?

ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นได้หากคุณยังไม่ได้เริ่มสไลด์โชว์ก่อนที่จะกดแชร์จอ ต้องแน่ใจว่าคุณได้กด F5 หรือเริ่มสไลด์โชว์ (ในโหมด window) จนหน้าต่างสไลด์เด้งขึ้นมาเรียบร้อยแล้ว จากนั้นค่อยกดแชร์ใน Teams โปรแกรมถึงจะมองเห็นหน้าต่างนั้นให้เลือกได้

ถ้าเผลอแชร์ผิดจอ ควรทำอย่างไร?

ให้รีบกด ‘Stop Sharing’ ทันที แล้วตั้งสติ จากนั้นเริ่มกระบวนการแชร์ใหม่อีกครั้งโดยเลือกหน้าจอหรือหน้าต่างที่ถูกต้อง การเตรียมตัวและซ้อมล่วงหน้าจะช่วยลดโอกาสเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ได้มากครับ

เริ่มต้นใช้งาน Zoom: สิ่งที่ต้องมีก่อนประชุม

ก่อนจะเริ่มประชุมออนไลน์ด้วย Zoom คุณต้องเตรียมตัวเล็กน้อยเพื่อให้ทุกอย่างราบรื่น สิ่งแรกที่ต้องมีคือบัญชี Zoom ซึ่งสามารถสมัครได้ฟรีที่เว็บไซต์ของ Zoom โดยใช้เพียงอีเมลเท่านั้น หลังจากสมัครแล้ว ควรดาวน์โหลดและติดตั้งแอปพลิเคชัน Zoom Client for Meetings ลงบนคอมพิวเตอร์ (Windows/Mac) หรือแอปพลิเคชัน Zoom บนสมาร์ทโฟน (iOS/Android) เพื่อประสบการณ์ใช้งานที่ดีที่สุด

นอกจากนี้ ควรตรวจสอบอุปกรณ์พื้นฐานให้พร้อมใช้งาน ได้แก่:

• อินเทอร์เน็ต: การเชื่อมต่อที่เสถียรเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเพื่อป้องกันภาพกระตุกหรือเสียงขาดหาย
• ไมโครโฟน: อาจเป็นไมโครโฟนที่มากับแล็ปท็อป, หูฟัง หรือไมโครโฟนแยก เพื่อการสื่อสารที่ชัดเจน
• กล้องเว็บแคม: สำหรับการเปิดวิดีโอเพื่อให้ผู้ร่วมประชุมเห็นหน้าคุณ

วิธีเข้าร่วมประชุม (Joining a Meeting)

การเข้าร่วมประชุมใน Zoom นั้นไม่ซับซ้อน โดยทั่วไปผู้จัดการประชุม (Host) จะส่งคำเชิญมาให้คุณ ซึ่งมี 2 วิธีหลักในการเข้าร่วม

1. เข้าร่วมผ่านลิงก์:
วิธีที่ง่ายที่สุดคือการคลิกลิงก์ที่ได้รับทางอีเมลหรือแชท ระบบจะเปิดเบราว์เซอร์ขึ้นมาและถามเพื่อเปิดแอปพลิเคชัน Zoom โดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณอาจต้องรอให้ Host อนุมัติให้เข้าห้องประชุม

2. เข้าร่วมผ่าน Meeting ID:
หากคุณได้รับเพียง Meeting ID และ Passcode ให้เปิดแอป Zoom ขึ้นมา แล้วคลิกที่ปุ่ม ‘Join’ จากนั้นกรอก Meeting ID ที่ได้รับลงในช่องว่าง ตั้งชื่อที่คุณต้องการให้แสดงในที่ประชุม แล้วคลิก ‘Join’ อีกครั้ง ระบบจะขอให้คุณกรอก Passcode เพื่อเข้าสู่ห้องประชุม

ฟังก์ชันสำคัญระหว่างประชุม: ควบคุมเสียงและวิดีโอ

เมื่อเข้าสู่ห้องประชุมแล้ว สิ่งแรกที่ควรทำความคุ้นเคยคือแถบเครื่องมือควบคุมที่อยู่ด้านล่างของหน้าจอ ซึ่งมีไอคอนสำคัญ 2 อย่างคือไมโครโฟนและกล้องวิดีโอ

• Mute/Unmute: ไอคอนรูปไมโครโฟนใช้สำหรับเปิด-ปิดเสียงของคุณ แนะนำให้ปิดไมโครโฟน (Mute) ไว้เสมอเมื่อคุณไม่ได้กำลังพูด เพื่อป้องกันเสียงรบกวนเข้าสู่ที่ประชุม
• Start/Stop Video: ไอคอนรูปกล้องวิดีโอใช้สำหรับเปิด-ปิดภาพจากกล้องของคุณ คุณสามารถปิดกล้องได้หากไม่สะดวก แต่การเปิดกล้องจะช่วยสร้างการมีส่วนร่วมที่ดีกว่า

วิธีใช้ Zoom แชร์หน้าจอ (Screen Sharing) อย่างมืออาชีพ

การแชร์หน้าจอเป็นหัวใจสำคัญของการนำเสนอในที่ประชุมออนไลน์ Zoom มีตัวเลือกให้คุณแชร์เนื้อหาได้อย่างยืดหยุ่นและดูเป็นมืออาชีพ

ขั้นตอนการแชร์หน้าจอ:

1. คลิกที่ปุ่ม ‘Share Screen’ สีเขียวที่แถบเครื่องมือด้านล่าง
2. หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นมา พร้อมตัวเลือกต่างๆ ให้คุณเลือกแชร์:
   • Screen/Desktop: แชร์ทุกอย่างที่ปรากฏบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ เหมาะสำหรับการสาธิตที่ต้องสลับไปมาระหว่างหลายโปรแกรม
   • Application Window: แชร์เฉพาะหน้าต่างของโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง เช่น PowerPoint, Chrome หรือ Word วิธีนี้ปลอดภัยกว่าเพราะผู้ร่วมประชุมจะเห็นแค่โปรแกรมที่คุณเลือกเท่านั้น
   • Whiteboard: สร้างกระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลสำหรับวาดหรือเขียนไอเดียร่วมกัน
   • iPhone/iPad: แชร์หน้าจอจากอุปกรณ์มือถือของคุณผ่าน AirPlay หรือสายเคเบิล
3. หลังจากเลือกสิ่งที่ต้องการแชร์แล้ว ให้คลิกปุ่ม ‘Share’ ที่มุมขวาล่าง
4. เมื่อเริ่มแชร์ แถบเครื่องมือจะย้ายไปอยู่ด้านบนของจอ คุณสามารถใช้เครื่องมือวาดเขียน (Annotate) หรือหยุดแชร์ (Stop Share) ได้จากแถบนี้

เปลี่ยนพื้นหลัง Zoom (Virtual Background) ให้ดูน่าเชื่อถือ

ฟังก์ชัน Virtual Background ช่วยให้คุณสามารถซ่อนสภาพแวดล้อมเบื้องหลังที่ไม่เป็นระเบียบ และแทนที่ด้วยภาพหรือวิดีโอที่ต้องการ ซึ่งช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ

วิธีตั้งค่า Virtual Background:

1. ในหน้าต่าง Zoom คลิกที่ลูกศรชี้ขึ้น (^) ข้างไอคอน ‘Start/Stop Video’
2. เลือก ‘Choose Virtual Background…’
3. หน้าต่าง Settings จะเปิดขึ้นมา คุณสามารถเลือกพื้นหลังจากภาพตัวอย่างที่มีให้ หรืออัปโหลดภาพของตัวเองโดยคลิกที่เครื่องหมายบวก (+) แล้วเลือก ‘Add Image’
4. หากพื้นหลังดูไม่เนียน แนะนำให้ใช้ฉากหลังสีเรียบๆ เช่น กำแพงสีเขียวหรือสีน้ำเงิน (Green Screen) จะช่วยให้การตัดขอบภาพคมชัดขึ้น

คำแนะนำในการเลือกพื้นหลัง: ควรเลือกภาพที่ดูเรียบง่าย สบายตา ไม่มีลวดลายเยอะจนเกินไป เช่น ภาพออฟฟิศที่ดูสะอาดตา, ชั้นหนังสือ หรือพื้นหลังสีเรียบๆ ที่มีโลโก้บริษัท เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือและไม่ดึงความสนใจไปจากตัวคุณ

บทสรุป

การเรียนรู้วิธีใช้ Zoom ไม่ใช่เรื่องยาก เพียงทำความเข้าใจฟังก์ชันพื้นฐานอย่างการเข้าร่วมประชุม การควบคุมเสียงและวิดีโอ การแชร์หน้าจอ และการเปลี่ยนพื้นหลัง คุณก็สามารถเข้าร่วมหรือจัดการประชุมออนไลน์ได้อย่างมั่นใจและเป็นมืออาชีพ การฝึกฝนใช้งานบ่อยๆ จะช่วยให้คุณใช้เครื่องมือเหล่านี้ได้อย่างคล่องแคล่วและสร้างความประทับใจในการทำงานได้ในที่สุด

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ใช้ Zoom แบบฟรีจำกัดอะไรบ้าง?

บัญชี Zoom แบบฟรี (Basic) สามารถจัดการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมสูงสุด 100 คนได้ แต่จะจำกัดเวลาการประชุมกลุ่มไว้ที่ 40 นาทีต่อครั้ง สำหรับการประชุมแบบ 1 ต่อ 1 จะไม่จำกัดเวลา

สามารถใช้ Zoom บนโทรศัพท์มือถือได้หรือไม่?

ได้ คุณสามารถดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Zoom ได้ทั้งบนระบบ iOS และ Android ซึ่งมีฟังก์ชันหลักครบถ้วนเหมือนบนคอมพิวเตอร์ ทั้งการเข้าร่วมประชุม, แชร์หน้าจอ (จากมือถือ) และเปลี่ยนพื้นหลัง

ทำไมเปลี่ยนพื้นหลังแล้วภาพไม่เนียน?

ปัญหานี้มักเกิดจากสภาพแสงที่ไม่เพียงพอ หรือฉากหลังมีวัตถุเยอะและสีใกล้เคียงกับเสื้อผ้าของคุณ วิธีแก้ไขคือ จัดแสงให้สว่างเพียงพอจากด้านหน้า และพยายามนั่งอยู่หน้ากำแพงสีเรียบๆ ที่ไม่มีวัตถุเคลื่อนไหว

จำเป็นต้องมีบัญชี Zoom เพื่อเข้าร่วมประชุมหรือไม่?

ไม่จำเป็น ผู้เข้าร่วมไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Zoom ก็สามารถเข้าร่วมประชุมได้โดยการคลิกลิงก์คำเชิญ หรือกรอก Meeting ID และ Passcode ผ่านแอปพลิเคชันหรือเบราว์เซอร์ แต่การมีบัญชีจะช่วยให้จัดการการตั้งค่าต่างๆ ได้สะดวกกว่า