ทำไมพื้นที่ Google Drive ถึงเต็มเร็ว?

ก่อนจะไปดูวิธีแก้ปัญหา เราควรเข้าใจสาเหตุหลักที่ทำให้พื้นที่ Google Drive ของเราเต็มเร็วเสียก่อน โดยปกติแล้ว บัญชี Google ส่วนบุคคลจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15GB ซึ่งพื้นที่นี้ไม่ได้ใช้สำหรับ Google Drive เพียงอย่างเดียว แต่เป็นการใช้งานร่วมกันของ 3 บริการหลัก ได้แก่:

• Google Drive: ไฟล์เอกสาร, PDF, รูปภาพ, วิดีโอ และไฟล์อื่นๆ ที่คุณอัปโหลดหรือสร้างขึ้น รวมถึงไฟล์สำรองข้อมูลจากอุปกรณ์ต่างๆ
• Gmail: อีเมลและไฟล์แนบทั้งหมดที่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณ
• Google Photos: รูปภาพและวิดีโอที่สำรองข้อมูลด้วยคุณภาพดั้งเดิม (Original quality)

ด้วยเหตุนี้ ไฟล์แนบขนาดใหญ่ในอีเมลเก่าๆ หรือวิดีโอความละเอียดสูงที่คุณสำรองไว้ จึงเป็นตัวการหลักที่ทำให้พื้นที่ 15GB หมดไปอย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนแรก: ตรวจสอบว่าอะไรใช้พื้นที่เยอะที่สุด

ก่อนจะเริ่มลบไฟล์ สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าบริการไหนหรือไฟล์ประเภทใดที่ใช้พื้นที่ของคุณไปมากที่สุด Google มีเครื่องมือที่ช่วยให้เราเห็นภาพรวมได้ง่ายๆ

1. ไปที่หน้า Storage management ของ Google One (ไม่ต้องเป็นสมาชิกก็ใช้ได้)
2. ระบบจะแสดงแผนภูมิวงกลมว่าพื้นที่ถูกใช้ไปกับ Google Drive, Gmail, และ Google Photos เท่าไหร่
3. เลื่อนลงมาด้านล่าง จะพบกับส่วน ‘Free up account storage’ ซึ่ง Google จะแนะนำรายการไฟล์ที่ควรลบ เช่น ไฟล์ขนาดใหญ่, อีเมลพร้อมไฟล์แนบขนาดใหญ่, และไฟล์ในถังขยะ

การตรวจสอบนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าจะเริ่มจัดการจากส่วนไหนก่อน เพื่อให้ได้พื้นที่กลับคืนมามากที่สุด

3 วิธีเพิ่มพื้นที่ Google Drive และเคลียร์ไฟล์ขยะ

เมื่อรู้แล้วว่าพื้นที่ส่วนใหญ่หายไปไหน ก็ถึงเวลาลงมือจัดการ บทความนี้ขอแนะนำ 3 วิธีเพิ่มพื้นที่ Google Drive ที่สามารถทำได้ทันทีและเห็นผลรวดเร็ว

1. ค้นหาและลบไฟล์ขนาดใหญ่ที่ไม่จำเป็น

นี่คือวิธีที่ได้ผลเร็วที่สุด โดยเฉพาะไฟล์วิดีโอ, ไฟล์ ZIP, หรือไฟล์งานนำเสนอที่มีรูปภาพเยอะๆ

• ใน Google Drive: ที่หน้า Drive บนคอมพิวเตอร์ คลิกที่ ‘Storage’ (พื้นที่เก็บข้อมูล) ที่เมนูด้านซ้าย ระบบจะเรียงไฟล์ทั้งหมดตามขนาดจากมากไปน้อย ให้คุณตรวจสอบและลบไฟล์ที่ไม่ต้องการแล้ว
• ใน Gmail: ในช่องค้นหาของ Gmail พิมพ์ว่า `has:attachment larger:10M` แล้วกด Enter เพื่อค้นหาอีเมลที่มีไฟล์แนบใหญ่กว่า 10MB จากนั้นไล่ลบอีเมลที่ไม่สำคัญ
• จัดการไฟล์ซ้ำซ้อน: บางครั้งเราอาจมีไฟล์เดียวกันเก็บไว้หลายเวอร์ชัน ลองใช้ช่องค้นหาเพื่อหาไฟล์ที่มีชื่อคล้ายกันและเก็บไว้เฉพาะเวอร์ชันล่าสุด

นอกจากการลบไฟล์แล้ว การจัดการสิทธิ์เข้าถึงก็เป็นเรื่องสำคัญ เรียนรู้วิธีแชร์ไฟล์ Google Drive อย่างปลอดภัย เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดไฟล์ที่ไม่ต้องการเพิ่มขึ้นโดยไม่รู้ตัว

2. จัดการพื้นที่ที่ซ่อนอยู่: ถังขยะและข้อมูลแอป

หลายคนมักลืมไปว่าการกดลบไฟล์ไม่ได้ทำให้พื้นที่เพิ่มขึ้นทันที เพราะไฟล์จะถูกย้ายไปที่ถังขยะก่อน

• ล้างถังขยะ (Trash/Bin): ไปที่เมนู ‘Trash’ หรือ ‘ถังขยะ’ ใน Google Drive และ Gmail จากนั้นคลิก ‘Empty Trash’ หรือ ‘ล้างถังขยะ’ เพื่อลบไฟล์ทั้งหมดอย่างถาวรและได้พื้นที่คืนมา
• ตรวจสอบแอปที่เชื่อมต่อ: บางแอปพลิเคชันที่คุณอนุญาตให้เข้าถึง Google Drive อาจสร้างข้อมูลที่ซ่อนอยู่ได้ ไปที่ Settings (การตั้งค่า) > Manage Apps (จัดการแอป) เพื่อดูว่ามีแอปไหนที่ใช้พื้นที่อยู่และยกเลิกการเชื่อมต่อหากไม่จำเป็น

3. จัดการพื้นที่ Google Photos

สำหรับคนที่ใช้ Google Photos สำรองรูปภาพและวิดีโอ นี่คืออีกหนึ่งจุดใหญ่ที่ใช้พื้นที่เยอะ

• เปลี่ยนคุณภาพการสำรองข้อมูล: หากคุณไม่ได้ต้องการเก็บไฟล์คุณภาพสูงสุด การเปลี่ยนการตั้งค่าสำรองข้อมูลเป็น ‘Storage saver’ (คุณภาพสูง) จะช่วยให้รูปภาพที่อัปโหลดหลังจากนี้ไม่นับรวมในโควต้า 15GB (ตามนโยบายก่อนหน้าเดือนมิถุนายน 2021)
• ลบวิดีโอที่ไม่ต้องการ: วิดีโอใช้พื้นที่มากกว่ารูปภาพหลายเท่า ลองเข้าไปที่ Google Photos และค้นหาวิดีโอเก่าๆ ที่ไม่ต้องการเพื่อลบออก โดยเฉพาะวิดีโอความยาวหลายนาที

การจัดการรูปภาพและวิดีโอเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะเมื่อต้องเลือกระหว่างบริการต่างๆ ซึ่งการเปรียบเทียบระหว่าง Google Drive และ iCloud ก็มีผลต่อการจัดการพื้นที่ในระยะยาว

จัดระเบียบไฟล์ให้หาเจอง่าย: เทคนิคจัดการหลังเคลียร์พื้นที่

หลังจากได้พื้นที่คืนมาแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจัดระเบียบเพื่อไม่ให้ปัญหานี้กลับมาอีก และเพื่อให้คุณทำงานได้สะดวกขึ้น

• สร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ชัดเจน: แบ่งโฟลเดอร์หลักตามประเภทงานหรือโปรเจกต์ เช่น ‘งาน’, ‘ส่วนตัว’, ‘การเงิน’ และสร้างโฟลเดอร์ย่อยลงไปอีกชั้น เช่น ‘งาน/โปรเจกต์ A/เอกสาร’
• ใช้ระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่เป็นมาตรฐาน: กำหนดรูปแบบการตั้งชื่อไฟล์ให้เหมือนกัน เช่น ‘YYYY-MM-DD_ชื่องาน_เวอร์ชัน’ (เช่น 2023-10-27_Presentation_v2.pptx) จะช่วยให้ค้นหาและเรียงลำดับได้ง่าย
• ใช้สีและติดดาว (Star): ใช้ฟีเจอร์เปลี่ยนสีโฟลเดอร์เพื่อแยกแยะประเภทงาน และติดดาวให้กับไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ใช้งานบ่อยๆ เพื่อให้เข้าถึงได้เร็วจากเมนู ‘Starred’
• ใช้ประโยชน์จากช่องค้นหาขั้นสูง: เรียนรู้การใช้คำสั่งค้นหา เช่น `type:pdf` เพื่อหาไฟล์ PDF ทั้งหมด หรือ `owner:me` เพื่อหาไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของ

อ่านเพิ่ม: วิธีตั้งค่า 2 ชั้น (2FA) ให้บัญชี Google ปลอดภัยขึ้นใน 5 นาที

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ลบไฟล์ใน Google Drive แล้วทำไมพื้นที่ไม่เพิ่ม?

สาเหตุหลักคือไฟล์เหล่านั้นยังอยู่ในถังขยะ (Trash) คุณต้องเข้าไปที่เมนูถังขยะและสั่งลบไฟล์อย่างถาวร (Empty Trash) เพื่อให้ได้พื้นที่คืนมา โดยปกติไฟล์ในถังขยะจะถูกลบอัตโนมัติหลังผ่านไป 30 วัน

พื้นที่ 15GB ฟรี ใช้กับอะไรบ้าง?

พื้นที่ฟรี 15GB จะถูกใช้ร่วมกันระหว่าง 3 บริการหลักของ Google คือ Google Drive (สำหรับไฟล์ต่างๆ), Gmail (สำหรับอีเมลและไฟล์แนบ), และ Google Photos (สำหรับรูปภาพและวิดีโอที่สำรองข้อมูลด้วยคุณภาพดั้งเดิม)

ไฟล์ที่คนอื่นแชร์ให้เรา (Shared with me) กินพื้นที่ของเราไหม?

ไม่กินครับ ไฟล์ที่อยู่ในส่วน ‘Shared with me’ จะใช้พื้นที่ของเจ้าของไฟล์เท่านั้น แต่ถ้าคุณสร้างสำเนา (Make a copy) ของไฟล์นั้นมาไว้ในไดรฟ์ของคุณเอง สำเนานั้นจะเริ่มใช้พื้นที่ของคุณทันที

วิธีไหนเร็วที่สุดในการหาไฟล์ใหญ่ๆ มาลบ?

วิธีที่เร็วที่สุดคือเข้าไปที่หน้าจัดการพื้นที่ของ Google One Storage หรือคลิกที่เมนู ‘Storage’ ใน Google Drive บนคอมพิวเตอร์ ระบบจะแสดงรายการไฟล์ทั้งหมดโดยเรียงตามขนาดจากใหญ่ที่สุดไปเล็กที่สุด ทำให้คุณเห็นภาพรวมและตัดสินใจลบได้ทันที

ถ้าเคลียร์หมดแล้วแต่พื้นที่ยังไม่พอ ควรทำอย่างไร?

หากคุณจัดการไฟล์อย่างเต็มที่แล้วแต่ยังต้องการพื้นที่เพิ่ม การอัปเกรดแผนบริการเป็น Google One คือทางออกที่ดีที่สุด ซึ่งมีแพ็กเกจให้เลือกหลากหลายราคา เริ่มต้นที่ 100GB ต่อเดือนในราคาที่ไม่สูงมากนัก

การจัดการพื้นที่ Google Drive ไม่ใช่เรื่องยาก เพียงแค่ต้องเข้าใจว่าอะไรกำลังใช้พื้นที่ของคุณ และสละเวลาเคลียร์ไฟล์ที่ไม่จำเป็นพร้อมจัดระเบียบอย่างสม่ำเสมอ การทำตามวิธีเพิ่มพื้นที่ Google Drive ที่แนะนำไป จะช่วยให้คุณมีพื้นที่ว่างสำหรับไฟล์สำคัญและทำงานได้อย่างราบรื่น ไม่ต้องกังวลกับปัญหาพื้นที่เต็มอีกต่อไป